TS Inter 2nd Year Accountancy Study Material Chapter 7 కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం

Telangana TSBIE TS Inter 2nd Year Accountancy Study Material 7th Lesson కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం Textbook Questions and Answers.

TS Inter 2nd Year Accountancy Study Materia 7th Lesson కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం

స్వల్ప సమాధాన ప్రశ్నలు:

ప్రశ్న 1.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ అంటే ఏమిటి ?
జవాబు.

1. సంస్థలు తమ ఆర్థిక సమాచారాన్ని నమోదుచేయడానికి రూపొందించిన సాఫ్ట్వేర్ ద్వారా కంప్యూటర్లో ఖాతాల నిర్వహణ చేయడాన్ని కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ అంటారు.
2. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ అనేది కంప్యూటర్ మరియు అకౌంటింగ్ నియమాలు మరియు విధానాలచే ఏర్పడిన అకౌంటెంట్ వ్యవస్థ.

ప్రశ్న 2.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ఉపయోగించాల్సిన అవసరం ఏమిటి ?
జవాబు.

1. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం వ్యాపారులు వారి ఆర్ధిక సమాచారాన్ని నమోదు చేయడానికి ఉపయోగించే వ్యవస్థ.
2. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ చాలా సమయాన్ని మరియు శ్రమను ఆదాచేస్తుంది. గణిత లోపాలను గణనీయంగా తగ్గిస్తుంది. మరియు మానవ ఆధారిత విధానం కంటే ఎక్కువ సమయానుకూల సమాచారాన్ని అందిస్తుంది.
3. సమగ్ర నిర్వహణ వ్యవస్థ (MIS) ద్వారా కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ఆర్ధిక నివేదికలను తయారుచేస్తుంది. మరియు త్వరితగతిన నిర్ణయాలు తీసుకోడానికి సహాయపడుతుంది.

ప్రశ్న 3.
మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ కంటే కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ఉపయోగపడుతుందని ఎలా చెప్పగలరు ?
జవాబు.
మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ కంటే కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ఉపయోగకరమైనది. ఎందుకంటే కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ మానవ సంబంధ అకౌంటింగ్ కంటే అనేక ప్రయోజనాలను అందిస్తుంది. అవి ఈ కింది విధంగా ఉన్నాయి.

1. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ వేగవంతమైనది, మరియు ఖచ్చితత్వం కలిగినది.
2. తక్షణమే నివేదికలు రూపొందించగలదు.
3. అకౌంటింగ్ నివేదికలు తయారుచేసేటప్పుడు ఖాతాలకు సంబంధించిన తాజా సమాచారం ప్రతిబింబిస్తుంది.

ప్రశ్న 4.
వ్యాప్తిని లక్షణం ఏమిటి ?
జవాబు.

1. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ద్వారా సమాచారాన్ని కాగితం కంటే సులభంగా ఒక చోటు నుంచి మరొక చోటుకు మార్చవచ్చు. మరియు కంపెనీ కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంట్స్ను అనేక సంవత్సరాల వరకు నిరంతంరం కొనసాగించవచ్చు.
2. కంపెనీ పరిమాణం మరియు శైలితో సంబంధం లేకుండా ప్రస్తుత మరియు భవిష్యత్తు అవసరాలను తీర్చడానికి కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ రూపొందించబడింది.

ప్రశ్న 5.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ యొక్క కింది లక్షణాల గురించి రాయండి.
జవాబు.
i) మొత్తం దృశ్యమానత :

1. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం ఖాతాదారుల సమాచారాన్ని భద్రపరచడానికి మరియు మెరుగైన ఖాతాదారుల సంతృప్తిని పెంచడానికి అవసరమైన ప్రణాళిక తయారుచేయడానికి తగినంత సమయాన్ని అందిస్తుంది.
2. కంపెనీ రోజువారీ వ్యాపార కార్యకలాపాలకు ఎక్కువ దృశ్యమానతను కలిగి ఉంటుంది మరియు చాలా ముఖ్యమైన సమాచారానికి ప్రాప్యత కలిగి ఉంటుంది. దీని ద్వారా రోజువారి వ్యాపార కార్యకలాపాలను, ఎప్పటికప్పుడు చూడడానికి వీలవుతుంది.

ii) ఆధిపత్యం :

1. పెద్ద మొత్తంలో సమాచారాన్ని భద్రపరిచి, కోరినవెంటనే అత్యంత వేగంతా, సమర్ధవంతంగా, అధిక పరిమాణ శక్తితో అందింగలిగే విధంగా కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ రూపొందించబడింది.
2.  కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ఎక్కువ మొత్తంలో లావాదేవీలను ఎక్కువ తిరిగి పొందగల సామర్థ్యంలో నిల్వ చేయగలదు.

iii) ఖచ్చితత్వం మరియు వేగవంతం :

1. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ వినియోగదారుల కోసం అనుకూలీకరించిన టెంప్లేట్లను కలిగి ఉంటుంది. ఇవి వేగంగా మరియు ఖచ్చితమైన డేటా ఎంట్రీని అనుమతిస్తాయి.
2. వ్యాపార వ్యవహారాలను నమోదుచేసిన తర్వాత అది సమాచారాన్ని స్వయంచాలకంగా తయారుచేస్తుంది. అందువల్ల ఎక్కువ వేగంతో పనిచేయడం చాలా సులభం అవుతుంది.

ప్రశ్న 6.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ యొక్క పరిమితుల్లో ఏవైనా రెండింటి గురించి వ్రాయండి.
జవాబు.
1. శిక్షణ వ్యయం:
అధునాతన కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ప్యాకేజీలకు సాధారణంగా ప్రత్యేక సిబ్బంది అవసరం. పర్యవసానంగా, హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్ వాడకాన్ని నిరంతర ప్రాతిపదికన అర్థం చేసుకోవడానికి భారీ శిక్షణ వ్యయాన్ని చేయాల్సివస్తుంది. ఎందుకంటే కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం యొక్క సమర్థవంతమైన వినియోగాన్ని నిర్ధారించడానికి కొత్త రకాల హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్లు రూపొందించబడతాయి.

2. భద్రతా సమస్యలు :
సమాచారంలో ఏవైనా మార్పులు గుర్తించబడనందున కంప్యూటర్ సంబంధిత నేరాలను గుర్తించడం కష్టం. మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానములో రికార్డుల మార్పును సులభంగా కనుగొనవచ్చు. సమాచారం లేదా ప్రోగ్రామ్ల మార్పు ద్వారా కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానములో మోసం మరియు అపహరణ సాధారణంగా జరుగుతుంది. పాస్వర్డ్ లేదా వినియోగదారు హక్కుల హ్యాకింగ్ అకౌంటింగ్ రికార్డులను మార్చవచ్చు.

ప్రశ్న 7.
మానవ ఆధారిత మరియు కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ మధ్య ఏవైనా రెండు తేడాలను రాయండి.
జవాబు.

మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానం (Manual Accounting System)	కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం (Computerised Acounting System)
1. నిర్వచనం : మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ అంటే భౌతికంగా చిట్టా, ఆవర్జా ఖాతాలను ప్రతి వ్యవహాగం నమోదు కోసం నిర్వహించే విధానం	ఈ విధానంలో కంప్యూటర్, అకౌంటంగ్ సాఫ్ట్వేర్ ల ద్వారా ప్రతి వ్యవహారాన్ని డిజిటల్ రూపంలో నమోదు చేస్తారు.
2. కొలమానం : కూడిక, తీసివేత నిల్వలు తేల్చడం వంటి లెక్కింపులన్ని వ్యక్తులు చేస్తారు.	అకౌంటింగ్ సూత్రాలు వర్తింపు ఆధారంగా సాఫ్ట్వేర్ను రూపొందిస్తారు.

ప్రశ్న 8.
క్రింది సాఫ్ట్వేర్ గురించి మీకు ఏమి తెలుసు.
జవాబు.
i) ప్రాఫిట్ బుక్స్ :

1. ఈ సాఫ్ట్వేర్ పూర్తి జాబితా నిర్వహణ మరియు వ్యాపారాన్ని స్థిరంగా నియంత్రించడంలో సహాయపడే వివవణాత్మక పన్ను నివేదికలను అందిస్తుంది.
2. సంస్థ ఉత్పాదక యూనిట్ అయినా, టోకు వ్యాపారి అయినా, లేదా చిల్లర వ్యాపారి అయినా, ప్రాఫిట్బుక్స్ సమాచారాన్ని ఖచ్చితత్వంతో అందిస్తుంది.
3. నిర్వహణ ప్రక్రియను ట్రాక్ చేయడానికి మరియు పన్ను రిటర్నిలను దాఖలు చేయడానికి ఇది ఒక వేదిక. ఆదాయ మరియు వ్యయ ప్రకటనలను నిర్వహించడం నుంచి మొత్తం నగదు ప్రవాహాన్ని ట్రాక్ చేయడం వరకు, లాభాల పుస్తకాల ఉత్తమ అకౌంటింగ్ మరియు జాబితా నిర్వహణ పరిష్కారంగా పనిచేస్తాయి.

ii) గిర్ద్ :

1. భారతదేశంలో అన్నీ అంశాలతో నిండిన అధునాతన అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్. ఇది స్థానిక డేటాబేస్ ను ఉపయోగిస్తుంది. మరియు వ్యాపారం విజయవంతంగా వృద్ధి చెందడానికి అనుకూల నివేదికలను అందిస్తుంది.
2. సాఫ్ట్వేర్ ఆర్థిక నిర్వహణకు మాత్రమే కాదు. జాబితా తయారీ, స్టాక్ నిర్వహణ మరియు బ్యాంక్ ఖాతాలను ఉన్నత స్థాయి భద్రతతో నిర్వహించడానికి ఉపయోగపడుతుంది. గిర్గ్ జిఎస్టి సమ్మతి మరియు అకౌంటింగ్ స్థిరత్వం మంచి విశ్లేషణ కోసం అంతర్దృష్టి నివేదికలను అందిస్తుది.
3. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ వ్యాపారాన్ని జట్టు సభ్యులతో పంచుకునేందుకు వీలు కల్పిస్తుంది. తద్వారా వారు అత్యధిక ప్రాధాన్యతలు అవసరమయ్యే అంశాలను ట్రాక్ చేస్తారు.

iii) వ్యాపార్ :

1. ఈ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఒక ఉచిత ప్లాట్ఫామ్. ఇది ఇన్వాయిస్ ను నిర్వహించడానికి, జాబితా రికార్డులను పొందటానికి, ఖాతా పుస్తకాలను నిర్వహించడానికి మరియు వ్యాపార వృద్ధి రేటుపై దృష్టి సారించేటప్పుడు రోజువారీ వ్యాపార కార్యకలాపాలను ట్రాక్ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది.
2. చిన్న రంగాలలో ఉన్న వ్యాపారులకు చాలా వరకు డిజిటల్ అప్గ్రేడ్ అవసరం కాబట్టి, వ్యాపార్ సమర్థవంతమైన పరిష్కారంగా పనిచేస్తుంది.
3. వ్యాపార్ జీఎస్టీ మాన్యవల్ లెక్కలతో లోపాలను తొలగించేటప్పుడు కంప్లైంట్ మరియు లోపం లేని పన్ను రాబడిని అనుమతిస్తుంది. అనుకూలీకరించదగిన ఇన్వాయిస్ ను సృష్టిస్తుంది. మరియు చెల్లింపు రిమైండ్లను ఆటోమేట్ చేస్తుంది.

iv) లాజిక్ :

1. ఇది భారతదేశంలో ఆన్లైన్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్. ఇది అకౌంటింగ్ మరియ ఫైనాన్షియల్ మాడ్యూల్లో వ్యూహాత్మక ERP వ్యవస్థను కలిగి ఉండాలనే డిమాండ్ను సంతృప్తిపరుస్తుంది.
2. లాజిక్ అనేది అధునాతన కంప్యూటరీకరించిన సాఫ్ట్వేర్. ఇది లోపంలేని ఆర్థిక నిర్వహణ, బడ్జెట్ మరియు ప్రణాళికలను సులభతరం చేస్తుంది. అంచనా వేయడానికి సహాయపడుతుంది. సమర్థవంతమైన పనితీరు విశ్లేషణను అందిస్తుంది. మరియు సాధారణ ఆవర్జా మరియు అకౌంటింగ్ సమాచారాన్ని అనుసంధానిస్తుంది.
3. వ్యాపార నిర్వహణ వివిధ విభాగాలతో క్రాస్-కమ్యూనికేషన్ కలిగిఉంటుంది మరియు లాజిక్ అందించే సమగ్ర డేటాను ఉపయోగించి వ్యాపార ప్రతినిధుల సహకారాన్ని సులభతరం చేస్తుంది.

v) మైబుక్స్:

1. ఈ సాఫ్ట్వేర్ వ్యవస్థాపకులు, అకౌంటెట్లు, చిన్న ఐటి, ఆర్థిక సంస్థలు మరియు ఫ్రీలాన్సర్లకు అద్భుతమైన అకౌంటింగ్ పరిష్కారం. మైబుక్స్ GST అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ అన్ని చిన్న వ్యాపార సంస్థల యజమానుల కోసం
   రూపొందించబడింది.
2. చిన్న వ్యాపార యజమానుల దృక్పథం నుండి రూపొందించిన మైబుక్స్, సమాచారాన్ని రూపొందించడంలో వినియోగదారుని అనుభవాన్ని కేంద్ర లక్ష్యంగా ఉంచాయి. కాబట్టి, అధికారిక శిక్షణ అవసరం ఉండదు.
3. ఇది సమాచారం చుట్టూ ఉపయోగపడే చిట్కాలు, తద్వారా లక్షణాలు మరియు కార్యాచరణలను చాలా సులభంగా కనుక్కోవచ్చు.

vi) జోహోబుక్స్ :

1. ఇది భారతదేశంలో ప్రసిద్ధ ఆన్లైన్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్. ఇది ఎండ్-టు-ఎండ్ ఆర్థిక పరిష్కారం కోసం సమగ్ర వేదికగా పనిచేస్తుంది. జోహో బుక్స్ జిఎస్టి కంప్లైంట్, వ్యాపార పనులను ఆటోమేట్ చేస్తుంది. మరియు ఫైనాన్షియల్ అకౌంటింగ్ను నిర్వహిస్తుంది. ఇది ఒకే మూలం నుండి విభాగాలను సమిష్టిగా నిర్వహించడంలో సహాయపడుతుంది.
2. అమ్మకపు ఆర్డర్లు మరియు ఇన్వాయిసులను నిర్వహించడం నుండి, జోహో బుక్స్ ప్రాపంచిక జిఎస్టి ఇన్వాయిస్లు, బుక్కీపింగ్, భారీ ఆవర్జాలు మరియు వివిధ అకౌంటింగ్ పనులకు పనికొస్తుంది.
3. నగదు రాబడులు, చెల్లించవలసినవి, బ్యాంకింగ్, జాబితా, టైమ్ షీట్లు మరియు వ్యాపార పరిచయాలను నిర్వహించడానికి మరియు నివేదికలను రూపొందించడానికి జోహో బుక్స్ ఫీచర్-ప్యాక్ ఉపయోగపడుతుంది.

స్వల్ప సమాధాన ప్రశ్నలు:

ప్రశ్న 1.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ప్రాముఖ్యతను వివరించండి.
జవాబు.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ప్రాముఖ్యత కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం అనేది వ్యాపారులు వారి ఆర్థిక సమాచారాన్ని నమోదుచేయడానికి ఉపయోగించే వ్యవస్థ. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ప్రాముఖ్యతను ఈ క్రింది విధంగా గుర్తించవచ్చు.
1. సమయం మరియు వ్యయ పొదుపు :
కంప్యూటర్ వాడడం ద్వారా అకౌంటింగ్ సమాచారాన్ని చాలా సులభంగా పొందుపరచవచ్చు. వ్యాపార లావాదేవీలు కంప్యూటర్లోకి ప్రవేశపెట్టడం ద్వారా కంప్యూటర్ లావాదేవీలను తదనుగుణంగా నమోదుచేస్తుంది. ఈ విధంగా కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం సమయాన్ని మరియు డబ్బును ఆదా చేస్తుంది.

2. వ్యవస్థీకృత సమాచారం :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం ద్వారా వ్యవస్థలోకి సమాచారం ప్రవేశించి నప్పుడు వ్యాపారాన్ని క్రమబద్ధంగా ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది. ఇది సమాచారాన్ని తెలుసుకోవడాన్ని సులభం చేస్తుంది. ఉద్యోగులు ఏదైనా ఆర్థిక సమాచారం అవసరమైనప్పుడు సులభంగా చూడవచ్చు.

3. సమాచార నిల్వ :
సమాచారాన్ని నిల్వ చేయడం వ్యాపారానికి చాలా అవసరం. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానములో నిల్వ చేయబడుతుంది.

4. సమాచార పంపిణీ :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం సంస్థలకు ఆర్థిక సమాచారాన్ని సులభంగా పంపిణీ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది. ఆర్థిక నివేదికలు కంప్యూటర్ నుండి నేరుగా ముద్రించబడతాయి మరియు సమాచారం అవసరమయ్యే వారికి అంతర్గతంగా మరియు బాహ్యంగా పంపిణీ చేయబడతాయి.

5. నిర్వహణ నివేదికలు :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానంలో డేటా ఖచ్చితమైనదిగా మరియు తాజాగా ఉంటుంది. నిర్వహణ సమయంలో ఆన్లైన్ నివేదికను అభ్యర్థించవచ్చు. ఇది నిర్వహణ నిర్ణయాలను మరింత నమ్మదగినదిగా మరియు సమయానుకూలంగా తయారుచేస్తుంది.

6. నియంత్రణ నిబంధనలు :
వివిధ ప్రభుత్వ సంస్థల నుండి రోజూ నివేదికలు అవసరం. ఈ చట్టబద్ధమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా కంప్యూటర్ విధానం వారి డేటా మరియు నివేదికలను నిర్వహించగలదు.

ప్రశ్న 2.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ లక్షణాలు ఏమిటి ?
జవాబు.
1. ఖచ్చితత్వం మరియు వేగవంతం :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ వినియోగదారుల కోసం అనుకూలీకరించిన టెంప్లేట్లను కలిగి ఉంటుంది. ఇవి వేగంగా మరియు ఖచ్చితమైన డేటా ఎంట్రీని అనుమతిస్తాయి. వ్యాపార వ్యవహారాలను నమోదుచేసిన తర్వాత అది సమాచారాన్ని స్వయంచాలకంగా తయారుచేస్తుంది. అందువల్ల ఎక్కువ వేగంతో పనిచేయడం చాలా సులభం అవుతుంది.

2. తక్షణమే నివేదించండం :
అధిక వేగం మరియు ఖచ్చితత్వం కారణంగా ఇది తక్కువ సమయంలో నాణ్యమైన నివేదికలను రూపొందించగలదు.

3. త్వరితగతిన నిర్ణయం తీసుకోవడం :
ఈ విధానం సముచితమైన కాలములో, సమగ్ర నిర్వహణ సమాచార వ్యవస్థ (MIS) ద్వారా నివేదికలను తయారు చేస్తుంది. మరియు తక్షణమే పూర్తి మరియు క్లిష్టమైన సమాచారానికి ప్రాప్యతను నిర్ధారిస్తుంది.

4. భద్రత :
సంప్రదాయ అకౌంటింగ్ విధానంతో పోలిస్తే కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం సురక్షితమైన డేటా మరియు సమాచారాన్ని గోప్యంగా ఉంచుతుంది.

5. మొత్తం దృశ్యమాన్యత:
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం ఖాతాదారుల సమాచారాన్ని భద్రపరచడానికి మరియు మెరుగైన ఖాతాదారుల సంతృప్తిని పెంచడానికి అవసరమైన ప్రణాళిక తయారుచేయడానికి తగినంత సమయాన్ని అందిస్తుంది. కంపెనీ రోజువారీ వ్యాపార కార్యకలాపాలకు ఎక్కువ దృశ్యమానతను కలిగి ఉంటుంది. మరియు చాలా ముఖ్యమైన సమాచారానికి ప్రాప్యత కలిగి ఉంటుంది. దీని ద్వారా రోజువారి వ్యాపార కార్యకలాపాలను, ఎప్పటికప్పుడు చూడడానికి వీలవుతుంది.

6. విశ్వసనీయత :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం నివేదికలను స్థిరత్వం మరియు ఖచ్చితత్వంతో రూపొందిస్తుంది. ఇది ఖచ్చితమైన, క్లిష్టమైన ఆర్థిక సమాచారాన్ని కూడా అందిస్తుంది. ఈ విధానంలో కొన్ని చర్యలను తీసుకోవడం ద్వారా డేటా అవినీతి నుండి నియంత్రించబడుతుంది. మరియు రక్షించబడుతుంది.

ప్రశ్న 3.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ యొక్క ఐదు ప్రయోజనాలను వివరించండి ?
జవాబు.
1. ఖచ్చితత్వం :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానములో లోపం సంభవించే అవకాశం తొలగించబడుతుంది. ఎందుకంటే అకౌంటింగ్ నివేదికలను తయారుచేయడంలో తదుపరి అన్ని ప్రక్రియల కోసం ప్రాథమిక అకౌంటింగ్ సమాచారం ఒకేసారి `నమోదు చేయబడుతుంది.

2. స్వయంచాలకం :
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానంలో స్వయంచాలకంగా తయారుచేయబడిన అకౌంటింగ్ నివేదికలు ప్రామాణిక, వినియోగదారులు నిర్వచించిన ఆకృతిని కలిగి ఉంటాయి. కాబట్టి కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానంలో మౌస్ క్లిక్ చేయడం ద్వారా నగదు పుస్తకం, అంకణా ఖాతాల సమాచారం వంటి అకౌంటింగ్ నివేదికలు పొందవచ్చు.

3. సామర్థ్యం :
కంప్యూటర్ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానం వనరులను మరియు సమయాన్ని చాలా సమర్థవంతంగా ఉపయోగించుకునేలా చేస్తుంది. కంప్యూటర్ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానం నిర్ణయాలను, ఉపయోగకరమైన సమాచారాన్ని మరియు నివేదికలను రూపొందించడంలో తన సామర్థ్యాన్ని తెలియపరుస్తుంది.

4. స్పష్టత :
కంప్యూటర్ మానిటర్లో ప్రదర్శించబడే సమాచారం స్పష్టంగా ఉంటుంది. అక్షరాలు, వర్ణమాలలు, సంఖ్యలు ఆల్ఫాన్యూమరికల్ మొదలైనవి ప్రామాణిక ఫాంట్లను ఉపయోగించి వ్రాయబడుతుంది. ఇది మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో అసహ్యమైన రాతపూర్వక గణాంకాల వల్ల కలిగే లోపాలను నివారించడంలో సహాయపడుతుంది.

5. నిర్వహణ సమాచార వ్యవస్థ నివేదికలు :
కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ విధానం నిర్వహణ సమాచార నివేదికలను త్వరితగతిన తయారుచేయడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది. ఇది వ్యాపారాన్ని పర్యవేక్షించడానికి మరియు నియంత్రించడానికి నిర్వహణకు సహాయపడుతుంది. రుణగ్రహీతల విశ్లేషణ అప్పులు మరియు అప్పుల ఏకాగ్రత మరియు ఆస్తి అప్పుల పట్టీపై దాని ప్రభావాన్ని సూచిస్తుంది.

6. విశ్యసనీయత :
కంప్యూటర్ విధానం పునరావృత కార్యకలాపాలను నిర్వహించడానికి చాలా అనుకూలంగా ఉంటుంది. అవి అలసట, విసుగు లేదా రోగనిరోధక శక్తిని కలిగి ఉంటాయి. ఫలితంగా, కంప్యూటర్లు మానవులతో పోలిస్తే చాలా నమ్మదగినవి. కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ విధానం కంప్యూటర్లపై ఎక్కువగా ఆధారపడుతుంది. కాబట్టి, అవి మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానాల కంటే చాలా నమ్మదగినవి.

ప్రశ్న 4.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ యొక్క ఐదు పరిమితులను రాయండి.
జవాబు.
1. శిక్షణ వ్యయం :
అధునాతన కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ప్యాకేజీలకు, సాధారణంగా ప్రత్యేక సిబ్బంది అవసరం. పర్యవసానాంగా, హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్ వాడకాన్ని నిరంతర ప్రాతిపదికన అర్థం చేసుకోవడానికి భారీ శిక్షణ వ్యయాన్ని చేయాల్సివస్తుంది. ఎందుకంటే కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానంయొక్క సమర్థవంతమైన వినియోగాన్ని నిర్ధారించడానికి కొత్త రకాల హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్లు రూపొందించబడతాయి.

2. ఆరోగ్యసమస్యలు :
కంప్యూటర్పై ఎక్కువగా పనిచేయడం ద్వారా వెన్నెముకపై ఒత్తిడి, తద్వారా నడుము నొప్పికి దారితీయవచ్చు. అలాగే కండరాల నొప్పులు వంటి వివిధ అనారోగ్య సమస్యలకు దారితీయవచ్చు.

3. మానవశక్తిని తగ్గించడం:
అకౌంటింగ్ పనిలో కంప్యూటర్లును ప్రవేశపెట్టడం ద్వారా సంస్థలోని ఉద్యోగుల సంఖ్యను తగ్గిస్తారు అందువలన, ఇది ఎక్కువ మొత్తంలో నిరుద్యోగానికి దారితీస్తుంది.

4. భద్రతాసమస్యలు :
సమాచారంలో ఏవైనా మార్పులు గుర్తించబడనందున కంప్యూటర్ సంబంధిత నేరాలను గుర్తించడం కష్టం మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానములో రికార్డుల మార్పును సులభంగా కనుగొనవచ్చు. సమాచారం లేదా ప్రోగ్రామ్ల మార్పు ద్వారా కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానములో మోసం మరియు అపహరణ సాధారణంగా జరుగుతుంది. పాస్వర్డ్ లేదా వినియోగదారు హక్కుల హ్యాకింగ్ అకౌంటింగ్ రికార్డులను మార్చవచ్చు.

5. ఊహించని లోపాలు :
కంప్యూటర్లను స్వతహాగా నిర్థారించుకొనే సామర్థ్యం లేనందున, మానవులు చేసే తప్పులను మరియు అవి ఊహించని లోపాలను గుర్తించలేవు. ఎందుకంటే లోపాలను గుర్తించి తనిఖీ చేసే సాఫ్ట్వేర్ లేనప్పుడు అవి ఊహించని లోపాలను లేదా మానవ తప్పిదాలను గుర్తించకపోవచ్చు.

ప్రశ్న 5.
మానవ ఆధారిత మరియు కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం మధ్య తేడాలను వివరించండి.
జవాబు.

తేడాకు కారణాలు	మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ విధానం (Manual Accounting System)	కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం (Computerised Acounting System)
1. నిర్వచనం	మానవ ఆధారిత అకౌంటింగ్ అంటే భౌతికంగా చిట్టా, ఆవర్జా ఖాతాలను ప్రతి వ్యవహారం నమోదు కోసం నిర్వహించే విధానం.	ఈ విధానంలో కంప్యూటర్, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ద్వారా ప్రతి వ్యహారాన్ని డిజిటల్ రూపంలో నమోదు చేస్తారు.
2. గుర్తించడం	అకౌంటింగ్ సూత్రాల వర్తింపు ఆధారంగా గుర్తిస్తారు.	అకౌంటింగ్ సూత్రాలు వర్తింపు ఆధారంగా సాఫ్ట్వేరు రూపొందిస్తారు.
3. కొలమానం	కూడిక, తీసివేత నిల్వలు తేల్చడం వంటి లెక్కింపులన్ని వ్యక్తులు చేస్తారు.	అన్ని రకాల లెక్కింపులు కంప్యూటర్ విధానం ద్వారా జరుగుతాయి. ప్రతి ఖాతా నిల్వలను తేల్చనవసరం లేదు. కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానం దానంతటఅదే నిల్వలు తెలుస్తుంది.
4. నమోదు చేయడం	తొలిపుస్తకం/చిట్టాలలో ఆర్థిక వ్యవహారాలు నమోదు చేయబడతాయి.	వ్యాపార వ్యవహారాల సమాచార అంశం చక్కగా రూపొందించిన డేటాబేస్లో నిల్వ చేయబడుతుంది.
5. సర్దుబాట్లు	చిట్టా మరియు ఆవర్జాలో సర్దుబాట్లు పద్దులు రాయవలసి ఉంటుది.	ఆవర్జా ఖాతాలను ఏర్పాటు చేసి ఓచర్ నమోదు ద్వారా సర్దుబాటు చేస్తారు.
6. తప్పుల సవరణ	సర్దుబాటు పద్దుల నమోదు ద్వారా తప్పుల సవరణ చేస్తారు.	తప్పు పద్దును తొలగించి సరైన పద్దును రాయడం లేదా తప్పు మొత్తం బదులు సరైన మొత్తం రాయడం ద్వారా తప్పుల సవరణ చేస్తారు.
7. బాక్ అప్	అగ్ని లేదా ప్రమాదాలలో రికార్డులు కాలిపోయినప్పుడు, సమాచారాన్ని తిరిగి పొందలేము. కాగితం రికార్డులను భద్రపరచడం చాలా కష్టం. అనేక కాపీలను తయారుచేసి వేరు వేరు ప్రదేశాల్లో భద్రపరచాల్సి ఉంటుంది.	కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్లో గల బాక్ అప్ సౌకర్యం వల్ల అన్ని వ్యవహారాలు సులభంగా భద్రపరచవచ్చు.
8. వేగం మరియు ఖచ్చితత్వం	వినియోగదారుడు తనకు అవసరమైన పేజీలను తిప్పవచ్చు మరియు అవసరమైతే పుస్తకాలను పట్టిక నుండి కూడా వ్యాప్తి చేయవచ్చు.	వ్యాపార వ్యవహారాలను చాలా వేగంగా చొప్పించవచ్చు మరియు పొందవచ్చు.

 

ప్రశ్న 6.
ప్రీప్యాకేజ్డ్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఎంపికను ప్రభావితం చేసే వివిధ అంశాలు ఏమిటి ?
జవాబు.
1. సంస్థాపన ఖర్చులు :
సాఫ్ట్వేర్ ఎంపికకు హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్లను కొనుగోలు చేయగల సంస్థ సామర్ధ్యాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకోవడం అవసరం. అలాంటి నిర్ణయం తీసుకోవడానికి ఒక సాధారణ మార్గదర్శకత్వం అందుబాటులో ఉన్న ఎంపికల యొక్క ఖర్చు ప్రయోజన విశ్లేషణ మరియు సంస్థకు అందుబాటులో ఉన్న ఫైనాన్సింగ్ అవకాశాలు లెక్కలోకి తీసుకోవాలి.

2. అనుసరణ సౌలభ్యం :
కొన్ని అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ యూజర్ ఫ్రెండ్లీ, వినియోగదారులకు సాధారణ శిక్షణ అవసరం. సాఫ్ట్వేర్ వినియోగదారులను ఆకర్షించే సామర్థ్యాన్ని కలిగి ఉండాలి మరియు దీనిక సాధారణ శిక్షణ అవసరమైతే, దాని సంభావ్య వినియోగదారులను ప్రేరేపించగలగాలి.

3. వశ్యత :
అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ను సోర్సింగ్ చేయడానికి ముందు ఒక ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే వశ్యత, అంటే, సమాచారాన్ని చొప్పించడం మరియు దాని నుండి ఆశించిన వివిధ నివేదికల లభ్యత రూపకల్పన. ఇది సాఫ్టువేర్ వినియోగదారుల మధ్య కొంత సౌలభ్యాన్ని అందించాలి. వినియోగదారుడు వివిధ రకాల ప్లాట్ఫారమ్లు మరియు యంత్రాలపై సాఫ్ట్వేర్ను అమలుచేయగలగాలి.

4. MIS నివేదికలు :
MIS నివేదికలు సంస్థలో అవి ఏ స్థాయిలో ఉపయోగించబడుతున్నాయో కూడా సాఫ్ట్వేర్ సముపార్జనను నిర్ణయిస్తాయి. ఉదాహరణకు, తుది ఖాతాలను లేదా నగదు ప్రవాహాన్ని లేదా నిష్పత్తి విశ్లేషణను తయారుచేయాల్సిన సాఫ్ట్వేర్ ఉపయోగించడానికి సిద్ధంగా ఉన్న సాఫ్ట్వేర్ కావచ్చు. ఏదేమైనా, ఖర్చు రికార్డులను తయారుచేయగల సాఫ్ట్వేర్, వినియోగదారు అవసరాలకు అనుగుణంగా అనుకూలీకరించాల్సిన అవసరం ఉంది.

5. భద్రతా లక్షణాలు :
అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ న్ను సోర్సింగ్ ఏ స్థాయిలో, కొనుగోలు చేయడానికి ముందు మరొక పరిశీలన భద్రతా లక్షణాలు. అనధికార సిబ్బంది అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయకుండా మరియు/లేదా మార్చకుండా నిరోధిస్తుంది.

6. సంస్థ పరిమాణం :
సంస్థ యొక్క పరిమాణం మరియు వ్యాపార లావాదేవీల పరిమాణం సాఫ్ట్వేర్ ఎంపికలను ప్రభావితం చేస్తాయి. చిన్న సంస్థలు, ఉదా : లాభాపేక్షలేని సంస్థలలో, అకౌంటింగ్ లావాదేవీల సంఖ్య అంత పెద్దది కానప్పుడు, సరళమైన, ఒకే వినియోగదారు పనిచేసే సాఫ్ట్వేర్ను ఎంచుకోవచ్చు. అయితే, ఒక పెద్ద సంస్థకు భౌగోళికంగా సంక్లిష్ట నెట్వర్క్ ద్వారా అనుసంధానించబడిన బహుళ వినియోగదారు అవసరాలను తీర్చడానికి అధునాతన సాఫ్ట్వేర్ అవసరం కావచ్చు.

ప్రశ్న 7.
అకౌంటింగ్ ప్యాకేజీల రకాలను వివరించండి.
జవాబు.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ విధానంలో అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఒక అంతర్భాగం
1. ఉపయోగించడానికి సిద్ధంగా ఉన్న సాఫ్ట్వేర్ :

1. అకౌంటింగ్ వ్యవహారాల సంఖ్య చాలా తక్కువగా ఉన్న చిన్న లేదా సంప్రదాయ వ్యాపారాన్ని నడుపుతున్న సంస్థలకు ఈ సాఫ్ట్వేర్ సరిపోతుంది.
2. సంస్థాపన ఖర్చు సాధారణంగా తక్కువగా ఉంటుంది మరియు వినియోగదారుల సంఖ్య పరిమితంగా ఉంటుంది. ఇది నేర్చుకోవడం చాలా సులభం మరియు అకౌంటెంట్’ అనుకూలత చాలా ఎక్కువ.
3. దీని రహస్య స్థాయి చాలా తక్కువగా ఉంటుంది మరియు సాఫ్ట్వేర్ సమాచారం మోసాలకు గురవుతుందని చెప్పవచ్చు. శిక్షణ అవసరాలు సరళమైనవిగా మరియు కొన్నిసార్లు సాఫ్ట్వేర్ సరఫరాదారు సాఫ్ట్వేర్పై శిక్షణను ఉచితంగా అందిస్తారు.

2. అనుకూలమైన సాఫ్ట్వేర్ :

1. వ్యాపార సంస్థల ప్రత్యేక అవసరాన్ని తీర్చడానికి ఇది అనుకూలంగా ఉంటుంది. ఒక్కోసారి మార్కెట్లో లభించే ప్రామాణిక అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ వినియోగదారుల అవసరాలకు అనుగుణంగా లేదా అవసరాలను తీర్చేవిధంగా ఉండకపోవచ్చు. అనుకూలమైన సాఫ్ట్వేర్ మధ్య తరహా వ్యాపారాలకు సరిపోతుంది.
2. సంస్థాపన మరియు నిర్వహణ ఖర్చు చాలా ఎక్కువ ఎందుకంటే కస్టమైజేషన్ కోసం అధిక ధరను విక్రేతకు చెల్లించాలి.
3. సమాచార మరియు సాఫ్ట్వేర్ యొక్క గోప్యతను ఈ సాఫ్ట్వేర్లో ఎక్కువగా నిర్వహించవచ్చు.

3. తగినటువంటి సాఫ్ట్వేర్ :

1. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ సాధారణంగా బహుళ వ్యాపార సంస్థలలో బహుళ వినియోగదారులతో మరియు భౌగోళికంగా వివిధ ప్రదేశాలలో ఉన్న వారి కోసం రూపొందించబడుతుంది. ఈ సాఫ్ట్వేర్కు సంబంధించి వినియోగదారులకు ప్రత్యేక శిక్షణ అవసరం.
2. వినియోగదారుల యొక్క నిర్దిష్ట అవసరాలను తీర్చడానికి మరియు సంస్థాగత నిర్వహణ సమాచార వ్యవస్థలో ఒక ముఖ్యమైన భాగాన్ని రూపొందించడానికి తగిన సాఫ్ట్వేర్ రూపొందిచబడుతుంది.
3. గోప్యత మరియు ప్రామాణికత తనిఖీలకు ప్రాధాన్యత ఉంటుంది మరియు అవి వినియోగదారుల సంఖ్యాపరంగా అధిక సౌలభ్యాన్ని అందిస్తాయి.