TS Inter 2nd Year Commerce Study Material Chapter 10 నిర్వహణ విధులు

Telangana TSBIE TS Inter 2nd Year Commerce Study Material 10th Lesson నిర్వహణ విధులు Textbook Questions and Answers.

TS Inter 2nd Year Commerce Study Material 10th Lesson నిర్వహణ విధులు

వ్యాసరూప సమాధాన ప్రశ్నలు

ప్రశ్న 1.
ప్రణాళిక నిర్వచనంలోని ముఖ్యమైన అంశాలు ఏమిటో వివరించండి ?
జవాబు.
ప్రణాళిక నిర్వచనంలోని ముఖ్యమైన అంశాలు:
1) ఒక పనిని ఏవిధంగా, ఎలా చేయాలో ముందుగా నిర్ణయించడమే ప్రణాళిక. ప్రణాళిక అనేది నిర్వహణ విధులలో ప్రాథమికమైంది.

2) ఏదైనా ఒక పనిని చేపట్టబోయేటప్పుడు, ఒక నిర్వాహకుడు అలాంటి లక్ష్యం సాధించడానికి కార్యకలాపాలను సూత్రప్రాయంగా క్రమపరచాలి. అందువల్ల ప్రణాళిక, సృజనాత్మకతకు, కల్పనకు చాలా దగ్గరి సంబంధం కలిగి ఉన్నది అని చెప్పవచ్చు.

3) ప్రణాళిక వల్ల ప్రస్తుతమున్న స్థితి నుంచి చేరవలసిన స్థితికి వంతెనలాగా తోడ్పడుతుంది. నిర్వాహకులు అన్ని దశలలోనూ ప్రణాళిక కొనసాగించే ప్రక్రియ. ప్రణాళికలో వివిధ ప్రత్యామ్నాయ పరిస్థితులలో తీసుకొనవలసిన నిర్ణయాలు ఉంటాయి.

4) యాజమాన్యం చేపట్టే చర్యలకు, నిర్ణయాలకు ఏర్పరచిన లక్ష్యాలు దిశానిర్దేశం చేస్తాయి. ముందుగా నిర్ణయించిన లక్ష్యాలకు యదార్థమైన మార్గాన్ని చూపడానికి ప్రణాళిక ఏర్పాట్లను చేస్తుంది.

5) లక్ష్యాలను సాధించడానికి రూపకల్పన చేసేది, పనిని ఏ విధంగా, చేయాలనే సాధ్యాసాధ్యాలు నిర్ణయించేది, తీసుకొనే చర్యలకు కార్యరూపాన్ని చూపేది ప్రణాళిక.

6) భవిష్యత్లో ఏర్పడే ఘటనలకు, ప్రణాళికలు ముందు జాగ్రత్త ప్రయోజనాల్ని కల్పిస్తాయి.

7) ప్రణాళికలో అనేక దశలు ఈ క్రింది విధంగా ఉంటాయి.

• సంస్థలోని ప్రతి విభాగానికి లక్ష్యాలను ముందుగా నిర్ణయించుకోవాలి.
• పథకాలను అమలుపరచడానికి మార్గాన్ని ఏర్పాటు చేసుకోవాలి.
• పని క్రమాన్ని, పని విధానం కొనసాగించడానికి తగిన ప్రమాణాలు ఏర్పరచుకోవాలి.
• సంస్థ మొత్తానికి బడ్జెట్లను తయారు చేసుకొని, ఉత్పత్తి, అమ్మకాల, నగదుకు సంబంధించిన విభాగాల కోసం ప్రత్యేక బడ్జెట్లను రూపొందించవలసి ఉంటుంది.

ప్రశ్న 2.
మారుతున్న పర్యావరణంలో ప్రణాళికీకరణ పని చేస్తుందని నీవు భావిస్తున్నావా ? (or) ప్రణాళికీకరణ ప్రాముఖ్యతను వివరించండి.
జవాబు.
ఒక పనిని ఏ విధంగా, ఎలా చేయాలో ముందుగా నిర్ణయించడమే ప్రణాళిక. భవిష్యత్లో ఏర్పడే ఘటనలకు, ప్రణాళికలు ముందు జాగ్రత్త ప్రయోజనాల్ని కల్పిస్తాయి.

మారుతున్న పర్యావరణంలో ప్రణాళికీకరణ ఎంతగానో ఉపయోగపడుతుంది.
వివిధ కారణాల దృష్ట్యా అత్యంత ప్రాధాన్యతను కలిగి ఉన్నది. ప్రణాళిక ప్రాముఖ్యతను కింది విధంగా చెప్పవచ్చు.

1. లక్ష్యాలపై దృష్టి: సంస్థలోగల వివిధ విభాగాల లక్ష్యాలను ప్రణాళిక ద్వారా రూపొందించవలసి ఉంటుంది. అంతేకాకుండా, లక్ష్యాలను సాధించడం కోసం ప్రణాళిక ఎంతైనా అవసరం. వేగంగా మారుతున్న మార్కెట్ పరిస్థితులకు అనుగుణంగా భవిష్యత్ అవసరాలను దృష్టిలో పెట్టుకుని నిర్వాహకులు అనేక విషయాలను పరిగణనలోనికి తీసుకోవలసి ఉంటుంది.

2. ఆదాపూర్వకంగా కార్యాచరణ వ్యాపారాన్ని నైపుణ్యవంతంగా నడిపించడానికి ప్రణాళిక విశేషంగా దృష్టి సారిస్తుంది. ఒక పనిని ఎలా చేయాలి ? ఎవరు చేయాలి ? ఏవిధంగా చేయాలి ? ఎప్పుడు చేయాలి అనే వాటిని ప్రణాళిక నిర్ణయిస్తుంది. ప్రణాళికీకరణ వల్ల సంస్థ లక్ష్యాలను సమిష్టి కృషితో సాధించుకుంటారు. వారి మధ్య సమన్వయ లోపం లేకుండా, పనులను విభజించకుండా సంయుక్త నిర్దేశకత్వం ఉంటుంది. సంస్థకు లభించే వనరులన్నీ సమర్ధవంతంగా ఉపయోగించడం
జరుగుతుంది.

3. అనిశ్చితిని, మార్పును తగ్గిస్తుంది: భవిష్యత్ అనిశ్చితం కాబట్టి వ్యాపార పర్యావరణం, ఆర్థిక విధానాలు, వనరుల సప్లయిలలో మార్పుల వల్ల వ్యాపారం అనిశ్చిత స్థితిలోకి నెట్టివేయబడుతుంది. వీటికి తోడుగా సాంకేతిక మార్పులు కూడా మార్కెట్లో చోటు చేసుకోవచ్చు. కాని ప్రణాళికీకరణ వల్ల సంస్థ అనిశ్చిత పరిస్థితులను భవిష్యత్ కాలంలో సమర్ధవంతంగా, విజయవంతంగా ఎదుర్కొనగలుగుతాయి. తద్వారా ప్రపంచ వ్యాప్తంగా సంస్థ పురోగతిని సాధించడానికి వీలు కలుగుతుంది.

4. నియంత్రణ సులువుగా జరుగుతుంది: అర్ధవంతమైన ప్రణాళిక వల్ల సిబ్బందిపై సరైన రీతిలో నియంత్రణ చేయవచ్చు. వాస్తవ పనిని, అంచనా వేసిన ఫలితాలను బేరీజు వేసుకోవాలి. ఒకవేళ వాస్తవ ఫలితాలు అంచనా వేసిన ఫలితాలకంటే భిన్నంగా నమోదయితే భవిష్యత్ ప్రణాళికకు తగిన చర్యలు తీసుకోవలసి ఉంటుంది. అందువల్ల సరియైన నియంత్రణ కోసం తగిన ప్రణాళిక అవసరం ఎంతైనా ఉంటుంది. ప్రణాళిక లేనిదే నియంత్రణ లేదు.

ప్రశ్న 3.
ప్రణాళికలో ముందుచూపు ఇమిడి ఉంటే, అది ఎందుకు విజయాన్ని అందించదు ? (లేదా) ప్రణాళికీకరణ పరిమితులను వివరించండి.
జవాబు.
ప్రణాళికలో ముందు చూపు ఇమిడి ఉంటుంది కాని కొన్ని కారణాల వల్ల ప్రణాళికలు విజయాన్ని అందించలేవు. ప్రణాళికలో అనేక పరిమితులు ఉన్నాయి. వాటివల్ల ప్రణాళికలు విజయాన్ని అందించలేవు.

ప్రణాళిక – పరిమితులు:
1) అనిశ్చితమైన భవిష్యత్తు: భవిష్యత్తులో సంభవించగల అంశాలను దృష్టిలో ఉంచుకుని ప్రణాళికను రూపొందించడం జరుగుతుంది. కాని భవిష్యత్లోని అవరోధ కారణాలను కచ్చితంగా ఊహించడం కష్టమవుతుంది. ప్రణాళిక అంచనా వేసిన ఫలితాలను అందించలేదు. ఈ పరిమితిని అధిగమించాలంటే సరియైన సమాచారాన్ని సేకరించి, దాని విశ్వసనీయతను నిర్ధారణ. చేయడంతోపాటు భవిష్యత్ అంచనాలకై సాంకేతిక పద్ధతులను వాడవలసి ఉంటుంది.

2) కఠినమైనది: ప్రణాళికలో పథకాలను, కార్యక్రమాలను, విధానాలను ముందుగా నిర్ణయిస్తారు. దీన్ని అందరూ అమలు చేయాలి. వ్యక్తిగత స్వేచ్ఛ, చొరవ అణచివేయబడతాయి. అంతేకాక ప్రణాళికలోని అంశాలు కఠినంగానూ, మార్చడానికి వీలు లేకుండా ఉంటాయి.

3) వ్యయమైంది: ప్రణాళికను రూపొందించడానికి ఎంతో సమయం, వ్యయం అవసరం, ప్రణాళికీకరణ వ్యయంతో కూడుకున్నది. అందువల్ల చిన్న సంస్థలు ప్రణాళిక తయారు చేయడానికి, అమలు చేయడం కోసం అయ్యే వ్యయాలను భరించలేవు.

4) నిధుల పెట్టుబడి: ఇదివరకే సంస్థలో ఆస్తుల స్థాపనకై అయిన వ్యయాలు, సిబ్బందికి శిక్షణ ఇవ్వడానికైన వ్యయాలు భవిష్యత్ ప్రణాళికల తయారీకి అవరోధంగా మారతాయి. భవిష్యత్ ప్రణాళికలు తయారు చేయవలసి వస్తే, గతంలో పెట్టిన పెట్టుబడిని ఎలా రాబట్టుకోవాలి అనే దృక్పథం తప్ప ఇంకే విషయమూ యాజమాన్యం వారు ఆలోచించరు.

5) బహిర్గత అంశాలు: అంతర్గతంగా ఏర్పాటు చేసుకున్న ప్రణాళికలకు యాజమాన్యం వారి నియంత్రణలో లేని బహిర్గత అంశాలు తోడవుతాయి. వాటి కార్యకలాపాలు జాతీయ స్థాయిలోని కార్మిక విధానాలు, కార్మిక సంఘాల నుంచి వచ్చే ఒత్తిడులను బట్టి కొనసాగుతాయి. ప్రణాళికలోని పరిమితులు ప్రభుత్వం రూపొందించిన నియమాలను బట్టి, న్యాయపరమైన అంశాల కారణంగా వెల్లడి అవుతాయి.

ప్రశ్న 4.
ప్రణాళిక రకాలు ఏమిటో వివరిచండి ?
జవాబు.
నిర్వాహకులు రూపొందించే ప్రణాళికలు రెండు రకాలుగా వర్గీకరించారు.
1. వ్యూహాపరమైన ప్రణాళిక: వ్యాపార రంగంలో ఏర్పడే వాతావరణ మార్పులను బట్టి దీర్ఘకాలిక ఏకీకృత ప్రణాళికలను రూపొందించవలసి ఉంటుంది. ఈ ప్రణాళికలో దీర్ఘకాలిక లక్ష్యాలను సాధించడానికి వ్యూహరచన చేయబడుతుంది. వ్యూహాపరమైన ప్రణాళికకు కాలపరిమితి ఉంటుంది. భవిష్యత్తులో రాగల సమస్యలను గుర్తించి ప్రణాళిక తయారుచేస్తారు.

2. కార్యరూప ప్రణాళిక: కార్యరూప ప్రణాళికలు వ్యూహాల అమలు కోసం స్వల్పకాలానికి తయారుచేస్తారు. సంస్థ కార్యకలాపాల మనుగడ కోసం స్వల్పకాల ప్రణాళికలను ఏర్పాటు చేయవలసి ఉంటుంది.

ప్రశ్న 5.
వ్యవస్థీకరణను నిర్వచించి, దానిలోని దశలను తెలియపరచండి.
జవాబు.
1) మానవ ప్రయత్నాలను సమన్వయపరచి, వనరులను ఏకం చేసి ప్రత్యేకంగా రూపొందించిన లక్ష్యాలను సాధించడానికి ఏర్పరచే ప్రక్రియే వ్యవస్థీకరణ

2) వ్యవస్థీకరణలో వ్యక్తులు చేపట్టవలసిన కార్యకలాపాలను నిర్ధారించడం జరుగుతుంది. ఈ కార్యకలాపాలను వివిధ వర్గాలుగా ఏర్పాటు చేయవలసి ఉంటుంది. ప్రతి వర్గానికి చెందిన ఆయా విభాగాలకు కేటాయింపు పనులను చేయడం జరుగుతుంది. ప్రతి విభాగంలోని వ్యక్తులకు విధులు, బాధ్యతలను నిర్వచించడం జరుగుతుంది.

3) ఆచార్య అర్విక్ ప్రకారం ఏ ఉద్దేశం కోసం కార్యకలాపాలను నిర్ధారించుకున్నామో వాటిని ‘వివిధ వర్గాలకు కేటాయించే క్రమమే వ్యవస్థీకరణ అని చెప్పబడింది.

వ్యవస్థీకరణలోని దశలు:
1) పనిని గుర్తించి విభజించడం: ఒక సంస్థ గతంలో నిర్ధారించిన విధంగా పనిని గుర్తించి విభజించడం వ్యవస్థీకరణలో మొదటి దశ. సంస్థలోని పనిని మొత్తం సిబ్బంది విభజించుకుని చేసిన పనిని తిరిగి చేయడాన్ని నివారించడం ఎంతైనా శ్రేయస్కరం.

2) విభాగీకరణ: ఒక పనిని నిర్వహించడానికి కార్యకలాపాల విభజన జరిగిన తరువాత, ఒకే స్వభావం గల పనిని ఏకీకృతం చేసి అప్పగించాలి. అలాంటి విభాగీకరణ ప్రత్యేకతకు దారితీస్తుంది. ఈ కార్యకలాపాల విభజననే విభాగీకరణ అంటారు. విజయవంతమయ్యే విభాగీకరణ కోసం వివిధ అంశాలను పరిగణలోనికి తీసుకోవలసి ఉంటుంది.

3) బాధ్యతలను అప్పగించడం: సంస్థలో ఉన్న స్థాయిలను బట్టి వివిధ విభాగాలకు కేటాయించవలసిన పనులను నిర్వచించడం ఎంతో అవసరం. ఏర్పడిన ప్రతి విభాగానికి ఒక అధిపతిని నియమించాలి. అటు తరువాత వారి సామర్ధ్యం, నేర్పరితనం ఆధారంగా పనులను కేటాయించాలి.

4) నివేదికలను సమర్ధించే సంబంధాలను ఏర్పాటు చేయడం: సంస్థలోని పనులను సిబ్బందికి కేటాయించడంతో పాటు ప్రతీ వ్యక్తి తాను చేపట్టవలసిన పనులు మరియు ఎవరికి జవాబుదారి అవుతాడో తెలుసుకొని ఉండాలి. ఈ విధమైన సత్సంబంధాలు ఉండడం వల్ల విభాగాలలోని వ్యక్తుల మధ్య సమన్వయం ఏర్పడుతుంది.

ప్రశ్న 6.
నియంత్రణను నిర్వచించి, దాని ప్రాముఖ్యతను వివరించండి.
జవాబు.

1. నియంత్రణ అంటే ఒక సంస్థ ఏర్పరచిన నియమ నిబంధనల మేరకు ప్రతి కార్యాచరణ తగిన విధంగా నడిచేటట్లు చేయడం.
2. నిర్వహణ శాస్త్రం సూచించిన చివరి విధి నియంత్రణ. సంస్థలో ఏర్పరచిన ప్రమాణాలతో వాస్తవ కార్యాలను పోల్చాలి. ఏదైనా తేడా గమనించినట్లయితే తగిన నివారణాత్మక చర్యలను తీసుకుని సంస్థ ప్రమాణాలను పాటించే దిశగా ప్రయత్నించాలి.

నియంత్రణ – ప్రాముఖ్యత:
1) సంస్థ లక్ష్యాలను సాధించడం: సంస్థ నెరవేర్చుకునే లక్ష్యాలను, వాటి పురోగతిని నియంత్రణ విధానం కొంతమట్టుకు కొలిచే సాధనంగా పనిచేస్తుంది. అంతేకాక వ్యత్యాసాలేమైనా ఉంటే దిద్దుబాటుకై తేలికైన మార్గాన్ని చూపుతుంది. సంస్థను సరియైన మార్గంలో నడిపి లక్ష్యాలను చేరడానికి సహాయకారిగా ఉంటుంది.

2) ప్రమాణాల ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ణయించడం: మేలైన నియంత్రణ విధానం ద్వారా యాజమాన్యం ఖచ్చితమైన ప్రమాణాలను నెలకొల్పుతుంది. సమర్ధవంతమైన నియంత్రణ విధానం ద్వారా పరిణమిస్తున్న మార్పులను శ్రద్ధగా గమనిస్తూ, తదనుగుణంగా సంస్థ యొక్క ప్రమాణాలను పునఃపరిశీలన చేయవలసి ఉంటుంది.

3) సమర్ధవంతమైన వనరుల వినియోగం: మేలైన నియంత్రణ ఆచరణలో నిర్వాహకుడు వినియోగించే వనరుల దుబారా, పాడయ్యే విధానాన్ని నిరోధిస్తుంది. ప్రతి కార్యక్రమంను ముందుగా నిర్ణయించిన ప్రమాణాల ఆధారంగా చేపట్టవలసి ఉంటుంది. ఈ నియంత్రణ వల్ల వనరులను నైపుణ్యవంతంగా వినియోగించుకోవడం సాధ్యపడుతుంది.

4) సిబ్బంది ప్రేరణను మెరుగుపరచడం: ఒక మంచి నియంత్రణ విధానం ద్వారా సంస్థలోని సిబ్బంది చేయవలసిన పనిని ముందుగానే తెలుసుకుని, ప్రమాణాలను అనుసరించి ప్రశంసించబడే విధంగా నిర్వర్తించబడుతుంది.

5) క్రమశిక్షణను చేపట్టడం ఒక సంస్థలోని నియంత్రణా విధానాన్ని దానిలోగల క్రమశిక్షణ, క్రమమైన పని విధానాన్ని బట్టి సృష్టించవలసి ఉంటుంది. సిబ్బంది మోసపూరితమైన నడవడిని తగ్గించి వారు చేపట్టే కార్యకలాపాలను తగిన సమయాలలో తనిఖీ చేస్తుంది.

ప్రశ్న 7.
POSDCORB అంటే ఏమిటి ? దాని ఉపయోగాలు, పరిమితులను వివరించండి.
జవాబు.

1. లూథర్ గల్లిక్, ప్రధాన అధికారి యొక్క కార్యకలాపాలను ఏడు రకాలైన కార్యాలుగా అభివర్ణించారు.
2. గల్లిక్ తెలిపిన నిర్వహణ విధులను POSDCORB అని అంటారు.
3. POSDCORB అనగా ప్రణాళిక (Planning), వ్యవస్థీకరణ (Organising), సిబ్బందీకరణ (Staffing), నిర్దేశం (Directing), సమన్వయాధికారం (Co-ordinating), నివేదిక (Reporting), బడ్జెటింగ్ (Budgeting).

I) POSDCORB ఉపయోగాలు:
1) ఒక సంస్థ దాని లక్ష్యాలను సాధించడానికి ప్రారంభదశగా ఈ నిర్వహణ విధులను అన్వయిస్తుంది.
2) ఒక సంస్థ రూపకల్పనలో గల కార్యకలాపాలను నెరవేర్చేదిశగా ఈ నిర్వహణ విధులు సహాయాన్ని’ అందిస్తాయి.

II) POSDCORB పరిమితులు:
1) మార్క్ మూర్ అనే నిష్ణాతుడు POSDCORB ను మానసదృష్టి కలదిగా భావించాడు. అతని దృష్టిలో ఒక సంస్థ తన వినియోగదారులకు అందించే సేవలు ఆ సంస్థలో గల వాతావరణాన్ని బట్టి ఉంటాయని అర్థం చేసుకోవాలి.

2) డా|| లూయిస్ మెరియమ్ చెప్పినట్లు POSDCORB పదంలో లోపించిన అంశం ఏమిటంటే వాటికి సంబంధించిన పరిజ్ఞానం. నిర్వాహకులు ఏదో ప్రణాళికను వేసి, వ్యవస్థీకరించి, ఆదేశాలు జారీ చేస్తారు కాని ఏ లక్ష్యాలపై దృష్టి పెడుతున్నారో తెలుసుకోవడం కష్టం.

ప్రశ్న 8.
వ్యవస్థీకరణ యొక్క ప్రాముఖ్యత ఏమిటో సవివరంగా వివరించండి.
జవాబు.
వ్యవస్థీకరణ: ఏ ఉద్దేశం కోసం కార్యకలాపాలను నిర్ధారించుకున్నామో వాటిని వివిధ వర్గాలకు కేటాయించే ప్రక్రియను వ్యవస్థీకరణ అంటారు.

వ్యవస్థీకరణ – ప్రాముఖ్యత:
ఏ సంస్థ అయినా విజయవంతంగా కొనసాగడానికి వ్యవస్థీకరణ విధిని ఖచ్చితంగా అమలు పరచవలసి ఉంటుంది. వ్యవస్థీకరణ వల్ల సంస్థ అనేక సమస్యలను అధిగమించి, నిలదొక్కుకుని, వృద్ధి పొందవచ్చు. వ్యవస్థీకరణ ప్రాముఖ్యత కింద వివరించబడినది.
1) ప్రత్యేకీకరణ ప్రయోజనాలు: శ్రామిక శక్తికి కేటాయించవలసిన పనులను బట్టి వ్యవస్థీకరణ క్రమమైనదిగా ఉంటుంది. వ్యక్తుల సామర్థ్యాన్ని ఆధారం చేసుకుని పనులను నిర్వర్తిస్తారు. కాబట్టి పని భారం తగ్గి ఉత్పాదకత పెరుగుతుంది. చేసే పనులు అనేక పర్యాయాలు చేయడం వల్ల అనుభవం పెరిగి ప్రత్యేకీకరణకు దారి తీస్తుంది.

2) స్పష్టమైన కార్యసంబంధాలు: సంస్థలో పనిచేసే సిబ్బంది మధ్య సంబంధాలను గుర్తించడం ద్వారా సమాచారాన్ని ఎవరు ఎవరికి నివేదించాలని స్పష్టమవుతుంది. దీనివల్ల సమాచారాన్ని, సూచనలను చేరవేయడంలో అస్పష్టతను తొలగించవచ్చు.

3) అభిషణీయమైన వనరుల వినియోగం: వ్యవస్థీకరణ వల్ల లభ్యమయ్యే ఆర్థిక, మౌలిక మరియు మానవ వనరుల వినియోగం సక్రమంగా జరుగుతుంది. దానితో వనరుల దుర్వినియోగం తగ్గించబడి గందరగోళాన్ని నిరోధిస్తుంది.

4) మార్పుల ఆమోదం: వ్యవస్థీకరణ ప్రక్రియ ఒక వ్యాపార సంస్థలో జరిగే మార్పులను ఆమోదిస్తుంది. దీనివల్ల వ్యవస్థ నిర్మాణాన్ని సముచిత రీతిలో సవరించడం జరుగుతుంది. తద్వారా వివిధ మార్పులు జరుగుతున్నప్పటికీ సంస్థ ఎదుగుదల, మనుగడకు అవసరమయిన స్థిరత్వాన్ని కల్పిస్తుంది.

5) సమర్ధవంతమైన పరిపాలన సంస్థలోని ఉద్యోగ బాధ్యతలను స్పష్టంగా నిర్వచించడానికి వ్యవస్థీకరణ సహాయపడుతుంది. ఈ విధానం గందరగోళాన్ని, నకలు చేయడాన్ని తొలగిస్తుంది. దానితో పరిపాలనలో సౌలభ్యమేర్పడి, నిర్వహణలో సామర్థ్యాన్ని సంపాదించడానికి వీలవుతుంది.

6) సిబ్బంది వృద్ధి: వ్యవస్థీకరణ నిర్వాహకుల మధ్య సృజనాత్మకతను పెంపొందిస్తుంది. సమర్థవంతమైన అధికారదత్తత వల్ల ప్రతీ నిర్వాహకుడి పని భారం తగ్గి, క్షేత్రస్థాయి సిబ్బందికి తగిన పనులను కేటాయిస్తుంది ఈ విధమైన పనిభారం తగ్గింపు కేవలం పరిమితమైన సామర్థ్యం కోసమేకాక నిర్వాహకులు క్రొత్తపద్ధతులను వృద్ధిపరచి లక్ష్యాలను నిర్ధారించేందుకు ఉపయోగపడుతుంది.

స్వల్ప సమాధాన ప్రశ్నలు

ప్రశ్న 1.
ప్రణాళికను రూపొందించేటప్పుడు సంస్థ నిర్వాహకులు పరిగణించవలసిన ముఖ్యమైన లక్షణాలు ఏమిటి ?
జవాబు.
ఒక పనిని ఏవిధంగా, ఎలా చేయాలో ముందుగా నిర్ణయించడమే ప్రణాళిక. భవిష్యత్లో ఏర్పడే ఘటనలకు, ప్రణాళికలు ముందు జాగ్రత్త ప్రయోజనాల్ని కల్పిస్తాయి. ప్రణాళికను రూపొందించేటప్పుడు సంస్థ నిర్వహకులు పరిగణించవల్సిన ముఖ్యమైన అంశాలు:

1. సంస్థలోని ప్రతి విభాగానికి లక్ష్యాలను ముందుగా నిర్ణయించుకోవాలి.
2. పథకాలను అమలు పరచడానికి మార్గాన్ని ఏర్పాటు చేసుకోవాలి.
3. పని క్రమాన్ని, పని విధానం కొనసాగించడానికి తగిన ప్రమాణాలు ఏర్పరచుకోవాలి.
4. సంస్థ మొత్తానికి బడ్జెట్లను తయారుచేసుకొని, ఉత్పత్తి అమ్మకాల, నగదుకు సంబంధించిన విభాగాల కోసం ప్రత్యేక బడ్జెట్ రూపొందించుకోవాలి.

ప్రణాళిక లక్షణాలు:
1) ప్రణాళిక · ఒక వివేకవంతమైన ప్రక్రియ: ప్రతి నిర్వాహకుడు తన మనసులో ‘మునిగే ముందు చూడు’ అని తనను తానే ప్రశ్నించుకోవాలి. ఏ కార్యాన్నైనా ప్రారంభించకముందే ప్రణాళికకు సంబంధించిన పనులు చేయడానికి పూనుకోవాలి. నిర్వాహకుడు తగిన వాస్తవాలను సేకరించి సంస్థ లక్ష్యాలను సాధించే విధంగా వ్యవస్థీకరించవలసి ఉంటుంది. లక్ష్యాలను ఏర్పరచే దిశలో ప్రతి నిర్వాహకుడు వివేకవంతమైన ప్రక్రియ చేబడతాడు.

2) లక్ష్యం ఆధారంగా ప్రణాళిక: సంస్థ రూపొందించే ప్రణాళికలన్నీ లక్ష్యానికి వలయంగా ఏర్పడతాయి. ప్రతి ప్రణాళిక లక్ష్యాల సాధన దిశగా అనుకూలమైన మద్దతును ఇవ్వాలి. లక్ష్యం లేనిదే ప్రణాళికకు అర్థం లేదు. లక్ష్యాలను దృష్టిలో పెట్టుకోకుండా తీసుకునే ప్రతి చర్య శూన్యమైన అభ్యాసం అవుతుంది.

3) నిర్వహణ ప్రక్రియలో ప్రణాళిక ఒక ప్రాథమిక విధి: ఒక సంస్థ యొక్క ప్రణాళిక కార్యం నిర్వహణ శాస్త్రాలు అన్నింటిలోకి ప్రాథమిక విధి. మిగిలిన నిర్వాహక విధులన్నీ కూడా ప్రణాళికను రూపొందించిన తరవాత అమలుపరుస్తారు. దీనితో ప్రణాళికలో సమూల మార్పులకు ఆస్కారం ఉంటుంది.

4) ప్రణాళిక నైపుణ్యాన్ని ప్రదర్శిస్తుంది: ప్రణాళికలో నైపుణ్యం అంతర్భాగం. తక్కువ వ్యయంతో స్వల్ప వనరులను ఉపయోగించి ప్రారంభించిన కార్యాన్ని అత్యంత లాభసాటిగా మార్చడానికి తోడ్పడే మెళకువనే ప్రణాలిక అనవచ్చు. దాని కోసం నిర్వాహకుడు ఒక పనిని నైపుణ్యవంతంగా నిర్విర్తించడానికి గల ప్రత్యామ్నాయాలను పరిశీలించి నిర్ధారణ చేయాలి.

ప్రశ్న 2.
ప్రణాళిక ప్రక్రియలో ఇమిడి ఉన్న నిర్వహణ చర్యలు ఏమిటో వివరించండి. (లేదా) ప్రణాళికా ప్రక్రియలో గల దశలను వివరించండి.
జవాబు.
ప్రణాళికా దశలు:
1. వ్యాపార అవకాశాల అవగాహన: వాస్తవానికి వ్యాపారంలో అనేక అవకాశాలు ఉంటాయి. యాజమాన్యం. అలాంటి అవకాశాలపట్ల అవగాహన కలిగిఉండాలి. ఒక వ్యాపార అవకాశంపట్ల నిర్వాహకులకు ఉన్న అవగాహన కారణంగా . ప్రణాళికా ప్రయోజనం ఉన్నట్లు తయారు చేయాలి. అదే భవిష్యత్తులో సమస్యలకు పరిష్కారం శోధన సమస్యలను అధిగమిస్తుంది.

2. లక్ష్యాల నిర్ధారణ: ఒక సంస్థ యొక్క లక్ష్యాలను నిర్ధారించడం ప్రణాళికలోని రెండవదశ. యాజమాన్యం సాధించవలసిన లక్ష్యాలను క్లుప్తంగా తెలియజేయాలి. లక్ష్యాల నిర్ధారణ వల్ల ఏ పనిపై ఎక్కువ శ్రద్ధను కనబరచాలో తెలుస్తుంది. సంస్థ తన లక్ష్యాలను సాధించడానికి తగిన వ్యూహరచనలను, పథకాలను, విధానాలను, నియమాలను “ఏర్పరచుకోవాలి.

3. ప్రణాళికా సిద్ధాంతం – నిర్ధారణ: వస్తువులకున్న మార్కెట్, పెట్టుబడి మార్కెట్, ప్రభుత్వ పథకాలు, సాంకేతిక మార్పులలాంటి వివిధ కారకాలు, శక్తులు సంస్థ లాభాలపై ప్రభావాన్ని చూపుతాయి. వ్యాపారంపై ప్రభావం చూపే ఎలాంటి కారకాలైనప్పటికీ యాజమాన్యం వాటిని ముందుగా అంచనావేసుకోవలసి వస్తుంది. ఇలాంటి నిర్ధారణకు రావాలంటే ముందు జాగ్రత్త ఎంతైనా అవసరం.

4. ప్రత్యామ్నాయ చర్యలను చేపట్టడం: ఆశించిన ఫలితాలను పొందడానికి అనేక ప్రత్యామ్నాయ ఏర్పాట్లు ఉంటాయి. ఆ విధంగా ప్రత్యామ్నాయ ఫలితాలను పొందడానికి గల ప్రత్యామ్నాయ మార్గాలను గుర్తించి సరైనది ఎన్నుకోవడం.

5. అవసరార్థం ప్రణాళికలు: ఆమోదయోగ్యమైన చర్యను ఎంపిక చేసి ప్రాథమిక ప్రణాళికను అనుబంధంగాను, తోడ్పాటుగాను ఉండటం కోసం ఈ ప్రణాళికలను ఏర్పాటుచేయవచ్చు. భవిష్యత్తులో సంస్థ లక్ష్యాలు సాధించడానికి సహాయపడతాయి.

ప్రశ్న 3.
సిబ్బందీకరణను నిర్వచించి, దానిలోని వివిధ దశలు వివరించండి.
జవాబు.
సిబ్బందీకరణ అంటే వ్యక్తులను వివిధ స్థాయిలలోని ఉద్యోగాలలో నియమించడం. శ్రామిక శక్తి, ప్రక్రియ ప్రణాళికా సిబ్బంది ఎంపికతో మొదలై నియామకం, శిక్షణ, వృద్ధి, పదోన్నతి, నష్టపరిహారం నిర్వహణ విశ్లేషణతో ముగుస్తుంది. సిబ్బందీకరణ దశలు:
1. సిబ్బంది అవసరాలను అంచనావేయడం: ఒక సంస్థ రూపకల్పన చేయబడినప్పుడు వివిధ స్థాయిలలో సిబ్బంది అవసరాలను అంచనావేయడం జరుగుతుంది. ప్రతి స్థాయిలో ఒక వ్యక్తికి గల అర్హత, నేర్పు, అనుభవాన్ని బట్టి నియామకం చేపట్టడం జరుగుతుంది. అందువల్ల సంస్థ పరిమాణం ఆధారంగా ఎంతమేరకు, ఏ రకమైన సిబ్బంది అవసరమో తెలుసుకోవచ్చు. కార్యభారం విశ్లేషణ చేయడంవల్ల సంస్థ సిబ్బంది సంఖ్యను అంచనావేసి సంస్థ లక్ష్యాలను సాధించడానికి తగిన చర్యలు తీసుకుంటూ నియామకాలు చేపట్టవచ్చు.

2. నియామకం: ఒక సంస్థకు కావలసిన భావి ఉద్యోగులను వెదికి, అభ్యర్థించే వ్యక్తులను తగిన ఉద్యోగాలలో నియమించి ప్రోత్సహించే ప్రక్రియనే నియామకం అంటారు. నియామకాలు చేపట్టడానికి ఫ్యాక్టరీ గేటు వద్దగాని, కార్యాలయపు నోటీసు బోర్డు వద్దగాని, పత్రికలలోగాని, ఎలక్ట్రానిక్ మీడియాలలోగాని ప్రకటనలు చేయవచ్చు. దీనివల్ల కాబోయే ఉద్యోగార్థులను నిర్ధారించుకోవడానికి తగిన అవకాశాలు ఏర్పడతాయి.

3. ఎంపిక: నియామక ప్రక్రియలో సరైన వ్యక్తిని తెలుసుకోవడమే ఎంపిక. ఎంపిక వల్ల రెండు ముఖ్యమైన ప్రయోజనాలుంటాయి. మొదటిది సంస్థకు కావలసిన వ్యక్తులలో అత్యంత ప్రావీణ్యమైన వ్యక్తులు లభించడం మరియు రెండవది, సంస్థకు వారిపట్ల ఉన్న స్థాయిని తెలిపే చర్యలను చేపట్టడం. సంస్థ ఏర్పాటు చేసిన నియామక ప్రక్రియలో లిఖిత పూర్వక పరీక్ష మరియు మౌఖిక పరీక్షలో ఉత్తీర్ణులైన వారికి నియమనిబంధనలతో కూడిన నియామక పత్రాన్ని అందజేసి విధులలో చేరే తేదీని లేఖాపూర్వకంగా తెలియజేస్తారు.

4. స్థానీకరణ, పునఃశ్చరణ: ఒకే స్థానానికి నియమింపబడిన వ్యక్తి విధులకు హాజరయ్యే పత్రాన్ని సంస్థకు అందజేసిన తరువాత, అలాంటి వ్యక్తులకు కంపెనీకి సంబంధించిన అంశాలను వ్యక్తులను పరిచయం చేస్తారు. ఆ వ్యక్తిని తగిన విభాగానికి పంపి ఉద్యోగ బాధ్యతలను అప్పగిస్తారు. ఈ రకమైన ప్రక్రియల ద్వారా వ్యక్తులకు కంపెనీ పట్ల అవగాహన ఏర్పడుతుంది. స్థానీకరణ అంటే ఏ స్థాయికైతే ఒక వ్యక్తిని ఎంపిక చేస్తారో అదే స్థాయిలో అతనిని నియమించడం అన్నమాట.

5. శిక్షణ, వికాసం: ప్రతి ఉద్యోగికి ఉన్నత స్థానానికి చేరుకునే అవకాశం ఉండాలి. అలాంటి అవకాశాన్ని ఇవ్వడానికి శిక్షణ ద్వారా తగిన విధంగా నేర్చుకునే సదుపాయాన్ని సంస్థ కల్పించాలి. నిరంతరం విద్య నేర్చుకునే సదుపాయాలు అంతర్గతంగా శిక్షణ కేంద్రంలో ఉండే అవకాశం ఉంటుంది. లేనట్లయితే బహిరంగ ప్రాంతాలలో గల శిక్షణా కేంద్రాల ద్వారా విషయ సమాచారాన్ని నేర్చుకునే అవకాశం ఉంటుంది. శిక్షణా కార్యక్రమాల వల్ల నైపుణ్యాలు పెంచుకోవచ్చు.

ప్రశ్న 4.
ఉద్యోగుల ఎంపికకు పాటించాల్సిన విధాన క్రమాన్ని తెలియపరచండి.
జవాబు.

1. ఒక సంస్థలో మానవ వనరుల ఆవశ్యకాలను అర్ధం చేసుకోవడంతో సిబ్బందీకరణ ప్రక్రియ మొదలవుతుంది.
2. మానవ వనరుల కోసం సంస్థ అంతర్గతంగా లేదా బహిర్గత ఆధారాల ద్వారా గుర్తించవచ్చు.
3. నియామకాలు చేపట్టడానికి ఫ్యాక్టరీ గేటువద్ద గాని, కార్యాలయపు నోటీసు బోర్డు వద్దగానీ, పత్రికలలో గాని ప్రకటనలు చేయవచ్చు.
4. నియామక ప్రక్రియలో సరైన వ్యక్తిని తెలుసుకోవడాన్ని “ఎంపిక” అంటారు.
5. సంస్థ ఏర్పాటు చేసిన నియామక ప్రక్రియలో లిఖిత పూర్వక పరీక్ష మరియు మౌఖిక పరీక్షలు నిర్వహిస్తారు.
6. సంస్థ పరీక్షలలో ఉత్తీర్ణులైన వారికి నియమనిబంధనలతో కూడి నియామక పత్రాన్ని అందజేసి, విధులలో చేరే తేదీని లేఖ పూర్వకంగా తెలియజేస్తారు.
7. ఎంపిక అయిన వ్యక్తికి నైపుణ్యం ఉన్న వ్యక్తులతో శిక్షణ ఇస్తారు. ఈ విధంగా సిబ్బంది ఎంపికా విధానం కొనసాగును.

ప్రశ్న 5.
`నిర్దేశక సూత్రాలను వివరించండి.
జవాబు.
నిర్దేశ సూత్రాలు:
1. వ్యక్తుల అత్యున్నత కృషి: సంస్థ లక్ష్యాలను సాధించడానికి ప్రతివ్యక్తి తమవంతు కృషిని కనబరుస్తాడు. ఈ సూత్రం ద్వారా అనేక పద్ధతులను పాటించి వ్యక్తిగతంగా అత్యున్నత ప్రతిభను చూపడానికి కృషి చేయవలసి ఉంటుంది. సిబ్బందిలో గల నిగూఢమైన శక్తిని వెలికితీసి సంస్థ సామర్థ్యాన్ని పెంచడానికి వీలు ఉంటుంది.

2. లక్ష్యాల పొందిక: సాధారణంగా, సంస్థ లక్ష్యాలు, వ్యక్తిగత లక్ష్యాలు వేరుగా ఉండి వివాదాలకు కారణమౌతాయని ‘మనం గమనిస్తూ ఉంటాం. కాని మంచి నిర్దేశ సూత్రాల వల్ల లక్ష్యాల పొందిక ఏర్పడి వ్యక్తుల సహకారంతో పని నైపుణ్యం పెరుగును.

3. అనుగుణమైన నిర్దేశ సంకేతం: ఈ సూత్రం ప్రకారం సిబ్బందికి నిర్దేశించే సూచనలు వారి సామర్థ్యం, నడవడిలాంటి వాటిలో విచిత్రమైన మార్పులు చోటుచేసుకునే అంశాలు లెక్కలోనికి తీసుకుని వారికి ప్రోత్సాహాన్ని కలిపించాలి..

4. నిర్వాహక సమాచారం: సంస్థలోని అన్ని స్థాయిలలో సమర్థవంతమైన నిర్దేశ సూత్రాలను అమలుపరచడానికి సమాచారాన్ని అత్యంత శ్రద్ధతో అందించాలి. ఈ సూత్రం వల్ల క్షేత్రస్థాయి సిబ్బందిపట్ల పూర్తి అవగాహన ఏర్పడును.

5. లాంఛనప్రాయమైన వర్గాల వినియోగం: ప్రతి సంస్థలోను అధికార, అనధికార వర్గాలు ఉంటాయని నిర్వాహకులు తెలుసుకోవాలి. వీటిని అధికారులు గుర్తించి సమర్థవంతమైన నిర్దేశకత్వానికి ఈ వర్గాలను ఉపయోగించుకోవాలి.

6. ఆజ్ఞా ఏకత్వం: ఈ సూత్రం ప్రకారం సంస్థలోని సిబ్బంది ఓకే అధికారి నుంచి సూచనలు పొందవలసి ఉంటుంది. దీన్ని పాటించడం వల్ల సమర్థవంతమైన నిర్దేశంగా పరిగణించబడుతుంది.

7. నాయకత్వం నిర్వాహకులు, తమవద్ద గల క్షేత్రస్థాయి సిబ్బంది అసంతృప్తికి లోనుకాకుండా నాయకత్వ ప్రతిభ ప్రాభవాన్ని చూపుతూ సరిఅయిన మార్గంలో తీసుకెళ్ళాలి.

ప్రశ్న 6.
ప్రణాళిక అంటే ముందు చూపు, నియంత్రణ అంటే వెనక్కి చూడటం వ్యాఖ్యానించండి.
జవాబు.
1) ఒక పనిని ఏ విధంగా, ఎలా చేయాలో ముందుగా నిర్ణయించడమే ప్రణాళిక. ప్రణాళిక అనేది నిర్వహణ విధులలో ప్రాథమికమైంది.

2) ఒక సంస్థ ఏర్పరిచిన నియమ నిబందనల మేరకు ప్రతి కార్యాచరణ తగిన విధంగా నడిచేటట్లు పరిశీలన చేయడం

3) ప్రణాళికలో చేయబోయే పనికి నియమ నిబంధనలు తయారుచేస్తే, నియంత్రణలో వాస్తవ కార్యాలు నిబంధనలు ప్రకారం జరిగినవో లేదో, ఏవైనా వ్యత్యాసాలు ఉంటే వాటికి నివారణాత్మక చర్యలు తీసుకోవడం జరుగుతుంది. దీనిని బట్టి ప్రణాళిక అంటే ముందు చూపు, నియంత్రణ అంటే వెనక్కి చూడటం అని తెలుస్తుంది.

అతి స్వల్ప సమాధాన ప్రశ్నలు

ప్రశ్న 1.
ప్రణాళిక లక్షణాలు.
జవాబు.
ప్రణాళిక లక్షణాలు:

1. ప్రణాళిక ఒక వివేకవంతమైన ప్రక్రియ.
2. లక్ష్యం ఆధారంగా ప్రణాళిక తయారు చేస్తారు.
3. నిర్వహణ ప్రక్రియలో ప్రణాళిక ఒక ప్రాథమిక విధి.
4. ప్రణాళిక నైపుణ్యం పెంపొందిస్తుంది.

ప్రశ్న 2.
వ్యవస్థీకరణ ప్రక్రియ.
జవాబు.

1. ఏ ఉద్దేశం కోసం కార్యకలాపాలను నిర్ధారించుకున్నామో వాటిని వివిధ వర్గాలకు కేటాయించే క్రమమే వ్యవస్థీకరణ అంటారు.
2. వ్యవస్థీకరణ ప్రక్రియ దశలు: a) పనికి గుర్తించి విభజించడం b) విభాగీకరణ c) సంస్థలోని వివిధ స్థాయి వారి విధులు, బాధ్యతలు అప్పగించడం d) నివేదికలను సమర్పించే సంబంధాలను ఏర్పరచడం.

ప్రశ్న 3.
వ్యవస్థ స్వరూపం.
జవాబు.
వ్యవస్థ రూపం:

1. పనిని గుర్తించడం.
2. విభాగీకరణ.
3. సంస్థలోని వివిధ స్థాయిల వారి విధులను, బాధ్యతను నిర్ధారించడం.
4. నివేదికలను సమర్పించే సంబంధాన్ని ఏర్పరచడం.

ప్రశ్న 4.
సిబ్బందీకరణ.
జవాబు.

1. వ్యక్తులను వివిధ స్థాయిలోని ఉద్యోగాలలో నియమించడాన్ని “సిబ్బందీకరణ” అంటారు.
2. సిబ్బందీకరణతో సరియైన వ్యక్తులను సరియైన స్థానంలో నియమించడం జరుగుతుంది.

ప్రశ్న 5.
సిబ్బంది ఆవశ్యకత.
జవాబు.

1. ఏ సంస్థలోనైనా పనిచేసే సిబ్బంది ఎంతో అవసరం. సిబ్బందీకరణతో సరియైన వ్యక్తులను సరియైన స్థానంలో నియమించడం జరుగుతుంది. దీని ద్వారా ఉన్నత ప్రమాణాలు గల పనితనం సృష్టించబడుతుంది.
2. అభిలషణీయమైన మానవ వనరుల, వినియోగానికి ఉపకరిస్తుంది. పరిమితికి మించిన సిబ్బందిని నివారించడం వల్ల హెచ్చు శ్రామిక వ్యయాన్ని తొలగించవచ్చు.

ప్రశ్న 6.
నిర్దేశం ప్రాముఖ్యత.
జవాబు.

1. సంస్థ లక్ష్యాలను సాధించడానికి నిర్దేశ సూచనలు ఎంతో అవసరం.
2. నిర్వాహకులు ఇచ్చే దిశగా నిర్దేశం ద్వారా సిబ్బంది ఎప్పుడు, ఏ విధంగా ఎలా అమలుపరచాలో తెలియజేస్తారు.
3. నిర్దేశం ద్వారా సంస్థలో సంభవించే మార్పులకు సూచనలు ప్రవేశపెట్టవచ్చు. సిబ్బంది సహాయ సహకారాలతో బాధ్యతాయుతమైన నిర్దేశ ప్రాబల్యం వల్ల సంస్థలో స్థిరత్వం ఏర్పడుతుంది.

ప్రశ్న 7.
నియంత్రణ.
జవాబు.

1. నియంత్రణ అంటే ఒక సంస్థ ఏర్పరచిన నియమనిబంధనల మేరకు ప్రతి కార్యాచరణ తగిన విధంగా నడిచేటట్లు పరిశీలించడం.
2. నియంత్రణ, నిర్వహణ శాస్త్రం సూచించిన చివరి విధి.

ప్రశ్న 8.
ప్రణాళికకు, నియంత్రణకు మధ్యగల సంబంధం.
జవాబు.

1. నిర్వహణ శాస్త్రంలో మొదటి విధి ప్రణాళిక మరియు చివరి విధి నియంత్రణ.
2. ప్రణాళికలో ఏపనిని ఎలా చెయ్యాలో నియమనిబంధనలు రూపొందిస్తే, ఆ ‘నియమ నిబంధనలను పాటిస్తూ పని జరిగిందో లేదో పరిశీలించడం నియంణలోకి వస్తుంది.
3. ప్రణాళిక అంటే ముందుచూపు, నియంత్రణ అంటే వెనక్కి చూడటం అని చెప్పవచ్చు.

ప్రశ్న 9.
POSDCORB.
జవాబు.

1. లూథర్ గల్లిక్ ప్రకారం నిర్వహణ విధులను POSDCORB అని అమర్చడం జరిగింది.
2. POSDCORB అనగా ప్రణాళిక, వ్యవస్థీకరణ, నిర్దేశం, సిబ్బంది, సమన్వయం, రిపోర్టింగ్, బడ్జెట్లుగా చెప్పబడింది.